مدیریت استراتژیک منابع انسانی

مدیریت استراتژیک منابع انسانی در سازمان‌های پروژه‌محور :

چکیده

امروزه سازمان‌های پروژه‌محور روز به روز در حال گسترش و افزایش می‌باشند. مدیریت منابع انسانی در سازمان‌های پروژه‌محور با آنچه که بطور معمول در سازمان‌های تولیدی و خدماتی وجود دارد تفاوت‌ دارد. سازمان‌های پروژه‌محور برای پاسخ به نیازهای مشتری و ارائه به موقع محصولات و خدمات روشهای خاصی رابرای مدیریت منابع انسانی بکار می‌برند. در این مقاله با بررسی مقالات چند سال اخیر در این زمینه سعی شده ابتدا ویژگی‌های خاص سازمان‌های پروژه‌محور مورد بررسی قرار گیرد و سپس به چالشهای ناشی از این ویژگی‌های خاص و برخی راهکارهایی که در مقالات به آن اشاره شده پرداخته شود.

کلمات کلیدی

سازمان پروژه‌محور، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه‌محور

 

مقدمه

مدیریت منابع انسانی یکی از فرایندهای استراتژیک و اساسی در سازمان‌ها می‌باشد که نقش مهمی در موفقیت سازمان و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان ایفا می‌کند. سازمان‌های پروژه‌محور نیز از این قاعده مستثنی نیستند و توجه ویژه به منابع انسانی بدلیل شرایط خاص این سازمانها، از مباحث کلیدی در مدیریت این سازمان‌ها می‌باشد.

            بر طبق استاندارد PMBOK سازمان‌های پروژه‌محور به دو دسته تقسیم می‌شوند:

1. سازمان‌هایی که عایدی آنها از قراردادهای اجرای پروژه برای دیگران می‌باشد، ولی سیستم مدیریتی آنها ممکن است پروژه‌ای نباشد.

2. سازمان‌هایی که سیستم مدیریتی آنها بصورت پروژه‌ای می‌باشد.[5]

منظور از سازمان‌های پروژه‌محور در این مقاله سازمان‌هایی از نوع دوم می‌باشد؛ سازمان‌هایی مسطح با فرهنگ مدیریت پروژه قوی که  در آن رویه‌ها و سیاست‌ها بر مبنای مدیریت پروژه‌ها شکل می‌گیرد. البته هر سازمان بسته به تعداد ،اندازه و نوع پروژه‌ها، درجه متفاوتی از پروژه‌محوری را داراست.

امروزه بدلیل افزایش روبه رشد شرکت‌های خصوصی، تغییرات زیاد و نیز سفارشی شدن نیازهای مشتریان و تمایل به کار پروژه‌ای، حتی در شرکت‌هایی که مبنای تولیدی یا خدماتی دارند، مبحث پروژه و مدیریت آن مورد توجه سازمان‌ها می‌باشد. از طرفی بخاطر تفاوت‌های سازمان‌های پروژه‌محور با سازمان‌های تولیدی و خدماتی بدلیل نیاز به ارائه به موقع محصول و خدمات و پاسخگویی به موقع به نیاز مشتری، بحث مدیریت منابع انسانی در سازمان های پروژه‌محور با سایر سازمان‌ها دارای وجوه تمایزی است.

در این مقاله ابتدا ویژگی‌های پروژه-بعنوان محور اصلی فعالیتها در سازمان‌های پروژه‌محور-مورد بررسی قرار گرفته و سپس تاثیر این ویژگی‌ها بر وظایف حوزه مدیریت منابع انسانی در سازمان و وجوه تمایز آن با سایر سازمانها با توجه به مقالات چند سال اخیر ارائه شده است.

"پروژه"  به منزله سازمان موقتی

تعریفی که در استاندارد PMBOK برای پروژه ارائه شده عبارت است از:

            " پروژه تلاشی موقتی است که برای خلق یک محصول ،یک خدمت و یا یک نتیجه مشخص و یکه تعهد می‌گردد." [5]

            بر طبق این تعریف، برای هر پروژه می‌توان 3 ویژگی خاص در نظر گرفت[1]:

1. یکتایی : هیچ دو پروژه‌ای از نظر محصولات، خدمات و نتایج آن کاملا یکسان نیستند.

2. موقتی بودن : هر پروژه باید در مدت زمان معین به انجام برسد.

3. فرایند جدید : هیچ دو پروژه‌ای روش انجام کاملا یکسان ندارند. با پیشرفت پروژه جزئیات بیشتری از آن آشکار می‌شود که بدلیل یکتایی پروژه باید با روش جدیدی به انجام برسد.

هر کدام از این ویژگی‌ها پیامدی را با خود به همراه دارد که میتواند اثرات سوئی بر پروژه داشته باشد:[1]

• هر پروژه با یک عدم اطمینان همراه است ،عدم اطمینان از اینکه آیا روش و فرایندهای جدید، نتایج مطلوب را به همراه خواهد داشت.

• هر پروژه با یک فوریت همراه است، بدلیل اینکه مطمئن نیستیم آیا پروژه در زمان مورد نظر به پایان می‌رسد یا نه.

• بدلیل یکتا بودن پروژه، برای رسیدن به نتایج مطلوب نیاز به یکپارچگی بین اجزای مختلف پروژه و نیز بین پروژه و فرایند کسب وکار می‌باشد.

            برای موفقیت پروژه باید با "برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل مناسب" اثرات سوء این پیامدها را کاهش داده تا به نتایج مطلوب دست پیدا کنیم. این فرایندها در واقع همان فرایندهای مدیریت سازمانی می‌باشند که در هر پروژه بعنوان جزئی از سازمان بروز پیدا می‌کنند. با این اوصاف بی شباهت نیست اگر پروژه را یک سازمان موقتی بدانیم؛ سازمانی که با شروع پروژه در دل سازمان اصلی تشکیل و با اتمام پروژه از بین می‌رود[1] و تمام مسائل مدیریتی سازمان، در سطحی کوچکتر در آن مصداق دارد. منابع انسانی نیز از جمله مسایلی است که باید در تک‌تک پروژه‌ها مورد توجه قرار گرفته و همسو با استراتژی‌های کلان سازمان مدیریت شود. چرا که موفقیت سازمان در گرو موفقیت تک‌تک پروژه‌ها می‌باشد. این مساله پیچیدگی‌هایی را در فرایند منابع انسانی در این سازمان‌ها بوجود می‌آورد که در ادامه به برخی از جنبه‌های آن اشاره می‌شود.

 ویژگی های خاص حوزه منابع انسانی در سازمان‌های پروژه‌محور

 استخدام و انتخاب کارکنان

بدلیل موقتی بودن پروژه ها سازمان‌های پروژه‌محور از یک سو تمایل به سرمایه گذاری روی نیروهای موقتی با قراردادهای کوتاه مدت دارند که تا پایان پروژه آنها را همراهی کنند[4] و پس از آن در صورت نیاز سازمان در سازمان باقی بمانند. این موضوع خود نوعی نگرانی بدلیل عدم اطمینان درباره آینده کاری را برای کارکنان به همراه دارد و بر بازدهی و انگیزه کاری آنان نیز تاثیرگذار است. از سوی دیگر بدلیل فرایند جدیدی که در هر پروژه وجود دارد، سازمان باید بتواند از تجربه بدست آمده در پروژه‌ها جهت انجام پروژه‌های بعدی استفاده‌کند. به همین خاطر، به گروهی از کارکنان زبده و باتجربه با قراردادهای طولانی که هسته اصلی دانش سازمان هستند نیاز دارد. علاوه بر این سازمان‌ باید دسترسی مناسب به دانش خارج از سازمان داشته باشد تا در صورت لزوم بتواند از این دانش بعنوان جایگزینی برای نیروهای موقتی استفاده کند. [4]

برنامه ریزی نیروی انسانی

 برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمان‌های پروژه‌محور نسبت به سازمان‌های با مدیریت کلاسیک فرایندی بسیار پویاتر دارد. در سازمان‌های با مدیریت کلاسیک توجه اصلی به ارائه خدمات و محصولاتی است که بطور معمول ارائه می شود. به همین دلیل پیش بینی عرضه و تقاضای نیروی انسانی براحتی قابل انجام می‌باشد. فرد یک بار به استخدام سازمان در می‌آید و پس از پایان دوره خدمت از سازمان بیرون می‌رود[3]؛ اما در یک سازمان پروژه‌محور تاکید اصلی بر پروژه‌هایی است که نه تنها تعداد آنها در هر زمان متغیر می‌باشد، بلکه هر کدام ویژگی خاص خود را از نظر ابعاد، پیچیدگی و نیروی انسانی مورد نیاز دارند. از این رو در این سازمان‌ها پیش بینی نیازمندی‌های منابع انسانی در هر زمان مشکلات خاص خود را به همراه دارد. با شروع هر پروژه باید افراد مناسب جهت استخدام در سازمان موقتی پروژه گزینش و پس از پایان پروژه بطور مناسب از پروژه آزاد شوند.[3] هر کدام از مدیر پروژه ها تمایل به استفاده از نیروهای برتر سازمان در پروژه خود دارند که با توجه به محدودیت منابع انسانی سازمان در انتخاب تیم پروژه‌ها باید به مسایل مختلفی از جمله اهمیت استراتژیک پروژه برای سازمان توجه شود.

            با پایان یک پروژه و آغاز پروژه دیگر نیز شکل منابع انسانی در سازمان تغییر می‌کند. در هر پروژه برای منطبق کردن مسئولیت‌ها با افراد باید آرایش جدیدی به نیروی انسانی داده شود. یک فرد ممکن است در یک زمان در پروژه‌های مختلف و حتی در نقشهای مختلف فعالیت کند، با افراد و تیم جدیدی کارکند، در محیط و یا حتی منطقه جدیدی فعالیت کند.[3] تغییرات زیاد محیط کاری ممکن است باعث ایجاد استرس در کارکنان شود.

            بنابراین برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمانهای پروژه‌محور، نه فقط در سطح کل سازمان بلکه برای هر پروژه باید بصورت جداگانه انجام شود. جابجایی مناسب نیروها بین پروژه‌ها و بیکار نبودن نیروها در فاصله بین پروژه‌ها از دغدغه‌های اصلی در برنامه ریزی نیروی انسانی می‌باشد.

آموزش و توسعه توانایی‌های کارکنان

در یک سازمان پروژه‌محور، توانایی‌ها وقابلیت‌های سازمانی، یعنی آنچه که سازمان را قادر به انجام فعالیت‌های کلیدی و رقابت در بازار کسب وکار می‌سازد، بر طبق مدلBredin  به 4 دسته تقسیم می‌شود:

            - قابلیت‌های استراتژیک سازمان که به توانایی سازمان در شناسایی، خلق، بهره‌برداری از فرصت‌های کسب و کار و پیشی‌گرفتن بر رقبا اشاره دارد.

            - قابلیت‌های عملکردی که دربرگیرنده توانایی‌های سازمان در توسعه تکنولوژیهای مورد نیاز برای فعالیتهای سازمان است.

            -  قابلیت‌های پروژه‌ای که شامل تجربه و مهارت‌های مورد نیاز برای پیشبرد بهتر فعالیت‌های پروژه می‌باشد.

            - ودر نهایت قابلیت‌های کارکنان که به توانایی سازمان در استفاده بهینه و موثر از استعدادهای افراد در جهت ایجاد دانش، تجربه و مهارتهای مورد نیاز رویه‌ها و فرایندهای سازمانی اشاره دارد.[4]

            برای موفقیت سازمان باید بین این قابلیت‌های متنوع نوعی یکپارچگی برقرار شود که جز با آموزش مناسب کارکنان امکان‌پذیر نمی‌باشد. سازمان‌های پروژه‌محور فرهنگی متفاوت با سایر سازمان‌ها دارند. افزایش توانایی کارکنان، کار تیمی، فرایند محوری، تغییرات پیوسته کاری، مشتری محوری، شبکه مشتریان و تامین کنندگان از مشخصه‌های این سازمان‌ها می‌باشد.[3] بنابراین کارکنان این سازمان‌ها به مهارت‌های متمایز و متنوعی نیاز دارند که از جمله آنها توانایی کار تیمی‌ و نیز توانایی ایفای نقش در سمتهای مختلف و گاهی متضاد می‌باشد که توجه ویژه به آموزش و توسعه توانایی‌های کارکنان را برای سازمان به همراه دارد. البته این آموزش باید بگونه‌ای تعریف شود که هم با افزایش دانش و توانایی افراد، بستر ارتقای شغلی آنها را فراهم کند و هم آنها را برای انجام پروژه‌های جدید آماده کند.

 ایجاد انگیزه در کارکنان

طبیعت موقتی پروژه، محیطی پویا و در حال تغییری برای کارکنان ایجاد می کند که بر میزان انگیزه و استرس کارکنان تاثیر می‌گذارد. درجه این پویایی به عوامل مختلفی از جمله اندازه پروژه بستگی دارد. پروژه‌های طولانی‌تر پویایی کمتر و پروژه‌های کوتاه‌تر پویایی بیشتر دارند.[3]

            در برخی مقاطع زمانی در طول پروژه به دلایل گوناگون از جمله بدلیل نیازهای غیرقابل پیش بینی مشتریان، افزایش فشار کاری باعث بر هم خوردن تعادل کار و زندگی کارکنان شده و بر انگیزه و کیفیت کار آنان تاثیر می‌گذارد.[2] برای استفاده موثر از استعدادهای کارکنان سازمان باید محیط و شرایط کاری مناسب را فراهم آورد. از جمله راهکارهایی که برای کاهش استرس و فشار کاری کارکنان ارائه شده عبارتند از:

·         اطمینان از اینکه افراد قبل و بعد از زمانهایی که احتمال افزایش فشار کاری وجود دارد، زمان کافی را در کنار خانواده گذرانده اند. [2]

·         اطمینان از اینکه در تیم مدیریت پروژه حداقل یک نفر که علاوه بر مسائل کاری به مسائل خانوادگی نیز اهمیت می دهند، باشد. [2]

            با نزدیک شدن به مراحل پایانی پروژه نیز نوعی نگرانی در کارکنان ایجاد می‌شود؛ نگرانی یا بدلیل عدم اطمینان درباره آینده کاری خود در سازمان و یا از اینکه در پروژه بعدی در چه محیط و با چه کسانی به کار خواهند پرداخت. این نگرانی و نیز خستگی کارکنان بدلیل کم شدن وظایف آنها در انتهای پروژه، باعث کاهش انگیزه آنان شده و این امکان را به وجود می‌آورد که در انتهای پروژه تیم اصلی پروژه سازمان را ترک کند.[2] لذا سازمان باید در این زمان با روشهای مختلف از جمله دادن آموزشهای تخصصی به افراد یا استفاده از تیم پروژه برای آموزش سایر افراد مانع بی انگیزگی و ترک خدمت کارکنان شود.

            از سوی دیگر سازمان‌های پروژه‌محور برای افزایش دانش و توانایی و تجربه افراد آنها را در نقش‌های مختلف و متنوعی بکار می‌گیرند. این کار علاوه بر تخصیص کارهای پروژه و ایجاد فرصت بدست آوردن دانش و تجربه، باعث ایجاد رقابت بین افراد می‌گردد. نکته اینجاست که برای ایجاد انگیزه در افراد، نقشی که فرد در پروژه بر عهده می‌گیرد باید عادلانه، درست و در جهت پیشرفت او باشد. اگر کارکنان احساس کنند که وظایف پروژه، فرصت‌هایی که آنها آرزو دارند به آنها پیشنهاد نمی‌کند، انگیزه خود را از دست می‌دهند.[2]

            مطابق تحقیقات انجام شده، کارکنان در سازمان‌های پروژه‌محور تنها با پاداش‌های معمول و ترفیعاتی که در سازمان‌های دیگر دیده می‌شود انگیزه پیدا کنند؛ بلکه یکی از عوامل مهم ایجاد انگیزه در کارکنان، پروژه‌های چالش برانگیزی است که همراه با خلاقیت و آزادی عمل باشند.[6] به همین خاطر مدیران سازمان برای جلب مشارکت بیشتر کارکنان و استفاده بهینه از توانمندی‌های آنان، باید نوعی یکپارچگی و همراستایی بین اهداف استراتژیک سازمان، توسعه قابلیت‌های پروژه و گسترش قابلیتهای فردی کارکنان ایجاد کنند.

ارزیابی عملکرد و جبران خدمات کارکنان

فرهنگ و سبک سازمانی تاثیرات مستقیمی بر نحوه مدیریت پروژه می‌گذارد. سازمان‌های پروژه‌محور معمولا ساختار مدیریتی ماتریسی دارند. اعضای تیم پروژه در واقع اعضای گروه‌های تخصصی هستند که بطور موقت در یک یا چند پروژه به فعالیت می‌پردازند. ارزیابی عملکرد کارکنان بطور معمول به مدیران گروه‌های تخصصی واگذار می‌شود تا بتوانند فعالیت‌های اعضای گروه را با هم و با عملکرد قبلی آنان مقایسه کرده و نتایج آن را مبنایی برای تعین میزان حقوق و سایر مزایای کارکنان قراردهند. اما تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنان، بجای آنکه بیشتر در ارتباط با مدیر گروه تخصصی -که مسئولیت ارزیابی آنان را بر عهده دارد- باشند، بیشتر اوقات خود را در پروژه و در ارتباط با مدیر پروژه صرف می‌کنند؛

  فرایند جدیدی که در هر پروژه طی می‌شود فرصت مناسبی است تا استعداد و قابلیت‌های افراد مورد ارزیابی قرار گیرد. برای ارزیابی درست و کامل عملکرد کارکنان، این ارزیابی بیشتر باید توسط مدیران پروژه‌ها و با توجه به فعالیت‌ها و نقش افراد در پروژه انجام شود و نتیجه آن در اختیار مدیران گروه‌های تخصصی قرار گیرد. توجه به این نکته ضروری است که جبران خدمات کارکنان، بر خلاف ارزیابی عملکرد، باید در گروه تخصصی انجام گیرد. چرا که بدلیل موقتی بودن پروژه و عدم آگاهی کامل مدیران پروژه‌ها از سوابق کاری و مسیر ارتقای شغلی افراد، فعالیت‌های فرد در پروژه ممکن است (از لحاظ میزان نوآوری، سختی و ...)بدرستی ارزیابی نشده و مزایای در نظر گرفته شده برای آن متناسب با نوع کار نباشد. این موضوع می‌تواند باعث ایجاد تبعیض بین اعضای یک گروه تخصصی که در پروژه‌های مختلف فعالیت می‌کنند شده و در نهایت به نارضایتی کارکنان منجر شود. 

دانلود متن کامل