مقاله مدیریت

توسعه متدولوژی تلفیقی BSC و EFQM برای رسیدن به بهبود عملکرد مستمر بوسیله بودجه ریزی عملیاتی

چکیده :

  بهبود عملکرد سازمان از موضوعاتی است که مورد توجه مدیران بیشتر شرکتها و سازمانها می‌باشد. در این خصوص و  با افزایش مدلهای  تلفیقی  مدیریت استراتژیک و مدیریت کیفیت در حوزه مدیریت عملکرد ، ضرورت افزایش اثربخشی  برنامه های تلفیقی بهبود عملکرد، بیش از همیشه آشکار شده است. از مشکلات مدلهای تلفیقی بهبود عملکرد قبلی این بود که در اجرای مدل ،  فرآیندی برای اطمینان از کارا و اثر بخش بودن پروژه های بهبود وجود نداشت و منابع سازمان به هدر میرفت .  با اضافه نمودن فرآیند بودجه ریزی عملیاتی به این مدلها  این مشکل رفع خواهد شد . در این مقاله متدولوژی تلفیقی BSC و EFQM برای رسیدن به بهبود عملکرد مستمر بوسیله بودجه ریزی عملیاتی توسعه داده شده است. در ادبیات مقاله در قسمت مطالعه  مدلها از روش کتابخانه ای و در بخش تجزیه و تحلیل متدولوژی، از روش میدانی برای گردآوری اطلاعات استفاده می شود .

 کلمات کلیدی : کارت امتیازی متوازن(BSC) – مدل تعالی کیفیت اروپایی(EFQM)–  مدیریت استراتژیک –       بودجه ریزی عملیاتی- هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC)

 

1 - مقدمه

     امروزه با رشد و توسعه تکنولوژیهای پیشرفته در ابعاد مختلف توام با افزایش پیچیدگی و تنوع فعالیتها، درک این تغییرات و سنجش تاثیرات آن بر هزینه های سازمانی اهمیت زیادی دارد . اهمیت شناخت وکنترل هزینه ها در سازمانها بر کسی پوشیده نیست. اما دستیابی به این مهم، نیازمند طراحی یک سیستم مناسب و کارآ است که قادر به شناخت تنوع وپیچیدگی فعالیتها، وسنجش تاثیرآن بر هزینه های ارائه خدمات باشد . بودجه عملیاتی می‎تواند زیربنای ایجاد یک سیستم جامع مدیریت عملکرد در متن برنامه استراتژیک یک سازمان باشد. یک بودجه عملیاتی نشان می‎دهد که چگونه مبالغ بودجه بر عملکرد یک برنامه (مانند فعالیت‎ها، شاخص‏های فرآیند و خروجی‎ها) اثر می‎گذارد و همچنین چگونه این عملکرد بر نتایج نهایی مورد انتظار اثرگذار است. یک بودجه عملیاتی مطلوب نقطه شروعی برای نظارت بر عملکرد سازمان برای مدیران سازمان فراهم می‎آورد .یک بودجه عملیاتی تلفیقی است از برنامه عملکرد سالانه و بودجه سالانه که ارتباط بین سطوح بودجه‎ای یک برنامه را با  نتایج مورد انتظار از آن برنامه نشان می‎دهد. این بودجه نشان می‎دهد که هزینه دستیابی به یک هدف یا مجموعه‎ای از اهداف باید سطح معین و مشخصی داشته باشد.  یک بودجه عملیاتی اثربخش، نسبت به یک بودجه برنامه‎ای، سازمانی  نتایج مورد انتظار مفیدتر و کارآمدتر دارد .این بودجه روابط بین هزینه‎ها و نتایج را مشخص کرده و نیز چگونگی ایجاد این روابط را توضیح می‎دهد. این توضیح کلید مدیریت اثربخش برنامه‎ها است . مدیران هنگامیکه انحرافی بین برنامه‎ها و واقعیت‎ها رخ می‎دهد، بکارگیری منابع را بررسی کرده و چگونگی برقراری ارتباط بین این منابع و نتایج مورد انتظار را به منظور تعیین اثربخشی و کارایی برنامه‎ها مورد تجزیه و تحلیل قرار می‎دهند. [2].

2- بیان مسأله

    برنامه‎های استراتژیک  در سازمانها در صورتیکه منجر به نتایج مطلوب نگردند بی‎فایده خواهند بود. نقطه اتصال برنامه‎های استراتژیک در تحقق اهداف و دستیابی به نتایج مطلوب، تحقق نظام بودجه‎ریزی عملیاتی و نهادینه‎سازی محاسبه قیمت تمام شده فعالیت‎ها بعنوان پایه و اساس اجرای این نظام می‎باشد.مشکلاتی که در زمینه تخصیص منابع در برنامه ریزی استراتژیک وجود دارد این است که منابع محدود سازمانها  باید به برنامه‎ها و مدیرانی تعلق گیرد که نتیجه مطلوب می‎‎آفرینند، اما در عمل این اتفاق نیفتاده است. زیرا سازمانها بندرت نتایج قانع کننده‎ای را که توسط اعتبارات بودجه‎ای آنان قابل خریداری باشد تولید کرده‎اند. انگیزه‎های تشویقی در قالب افزایش بودجه برنامه‎های موفق و یا مزایایی از این دست برای اجرای موفق و اثربخش برنامه‎ها وجود ندارد و هنگامیکه مبالغ بودجه‎ به برنامه‎ها تخصیص می‎یابد دیگر الزامی برای بررسی اینکه آیا اجرای این برنامه‎ها منجر به نتیجه شده است یا خیر نیز موجود نمی‎باشد. اتلاف منابع و ناکارامدی در سازمانها اعتماد سازمانها را تحت‎تأثیر قرار داده است و توانایی در رسیدگی کافی به نیازهای حیاتی سازمانها را کاهش داده است. سازمانها باید قادر به دیدن چگونگی عملکرد برنامه‎ها باشند و بتوانند عملکرد برنامه‎ها را با هزینه‎های آنها مقایسه ‎کنند. شاخص‎های عملکرد سازمانها بدرستی با پیشنهادات بودجه‎ای سازمانها و عملکرد مدیریت و اقدامات آنان تلفیق نشده است. شاخص‎های عملکرد بدرستی برای نظارت بر کارکنان و پاداش‎دهی به آنان و یا پاسخگو ساختن مدیران برنامه‎ها مورد استفاده قرار نمی‎گیرد[2 ] .

تلاش مدیران بمنظور بهبود کارایی و اثربخشی برنامه‎های خود بدلیل عدم تبیین کافی اهداف برنامه‎ها و عدم وجود اطلاعات کافی در مورد عملکرد برنامه‎ها بی‎نتیجه مانده است. مدیران مسئول غالباً‌ کنترل کافی بر منابعی که استفاده می‎کنند ندارند و دارای انعطاف‎پذیری لازم برای استفاده کارآمد از آنها نیستند. در حقیقت اختیارات مدیران با پاسخگویی آنان در مقابل آن اختیارات همراه نمی‎باشد. مدیران، اطلاعات کامل و به موقع که با آن نتایج برنامه‎ها مورد نظارت و بهبود قرار گیرد ، دردست ندارند. اطلاعات لازم جمع‎آوری می‎شود و برای استفاده در جای دیگری ذخیره می‎گردد. برای رفع این مشکلات سازمانها باید اثربخشی برنامه‎ها و میزان پاسخگویی خود را بوسیله ارتقای سطح نتیجه محوری، کیفیت و رضایتمندی مشتری بهبود بخشد. همچنین باید بمنظور تأکید بیشتر بر موضوع عملکرد، اقدام به تلفیق مدلهای بهبود عملکرد و تصمیمات بودجه‎ ریزی استراتژیک سازمان کنند. مدیر ارشد باید دروهله اول جهت انتخاب اهداف کوتاه‎مدت ، با واحدهای عملیاتی ارتباط برقرار کند و اقداماتی که باید در قالب برنامه‎ها بمنظور دستیابی به این اهداف انجام گیرد و همچنین هزینه این اقدامات را ارزیابی نماید و راهکارهای بهبود اثربخشی این اقدامات را نیز تبیین کند و شاخص‎های ارزیابی نتایج برنامه‎های خود را در سطح معیارهای کیفی مطلوب معین شده تعیین کند و بر عملکرد برنامه‎ها به دقت نظارت کند و اقدام به تلفیق آن با هزینه‎های مربوط به هر یک از برنامه‎ها کنند. در نهایت،

جهت دانلود متن کامل اینجا کلیک نمایید