مقاله مدیریت استراتژیک

لزوم تلفیق استراتژیک مدیریت دانش و

توانمند سازی در محیطهای کسب و کار

چـکیده :

محیط کسب و کار امروز با ویژگیهائی همچون تغییرات پیچیده و غیرخطی تحولات ناپیوسته و جهشی، تغییرات پی درپی پارادایم ها و رقابت بدون حیطه بدون قابل تعریف است. بنابراین شرکتها و سازمانها بایستی با هوشمندی بیشتری عمل کنند.    جامعۀ فراصنعتی امروزه جایگاه فناوری های دانش افزا است و یقه آبی ها جای خود را به یقه سفیدها داده اند و باید منتظر تحولات گسترده تری نیز باشیم. در محیط پویای امروز بایستی ردپای دانائی در کلیه محصولات و خدمات دیده شود تا امیدی به زنده ماندن و زنده بودن در سازمان پیدا شود. دانش وتوانائی های منحصربه فرد در تک تک اعضاء سازمانها وجود دارد و بایستی به نحوی این سرمایۀ طلائی را استخراج کرد تا بتواند در بلند مدت جوابگوی سازمان و در نهایت مرتفع کنندۀ خواسته مشتریان باشد. آنتونی سن اکسوپری :اگر می خواهید کشتی بسازید، لازم نیست مردم را فرا بخوانید و برای هر کس وظیفه ای را مشخص کنید، بلکه کافی است به آنان عظمت بی پایان دریا نشان دهید.

 

کلمات کلیدی :

مدیریت دانش- توانمند سازی- محیط های کسب و کار- رقابت- تأثیرات استراتژیک – نیروی انسانی.

 

 

1-مـقدمـه :

امروزه با توجه به زمینه های متنوع کاری و گستردگی ارتباطات و روشهای اطلاع رسانی مختلف و با توجه به افزایش جمعیت و زیادتر شدن مشتریان با سلیقه های متفاوت و بالا رفتن توقع آنان در رفع سریع و بهتر نیازهایشان و ... محیطهای کسب و کار رقابتی تر شده اند و سازمانها به منظور ابقاء در این محیط پرتلاطم، پی درپی در جستجوی روشهای نوین برای یافتن برتری می باشند. در این بین اصلی ترین رکن هر سازمانی همانطور که بارها بیان شده است نیروی انسانی هر سازمان می باشد. نیروی انسانی عاملی است که بیش از هر عامل دیگر باید مورد توجه قرار گیرد. با توانمند تر کردن منابع انسانی و مدیریت صحیح دانش تک تک آنها می توان آیندۀ روشن تری را برای سازمان پیش بینی نمود.

 

1-1- تـاریخـچه :

از اواخر دهۀ 90 ، مدیریت دانش به عنوان روش نوین مدیریتی مطرح شد. سازمانهای موفق قرن 21 توسعه یافته اند که دانش ، مهمترین دارائی آنهاست و آنان به مدیریت دانش به عنوان عامل کلیدی موفقیت می نگرند.مدیریت دانش رسیدن به اهداف سازمان با استفاده از سرمایۀ معنوی (تجربه و دانش فردی نزد هر فرد) می باشد. مدیریت دانایی از قدیم مورد توه بوده است. فلاسفۀ غربی شاید هزار سال قبل دانائی را به طور مدو ن ایجاد کرده اند. همینطور فلاسفۀ شرقی نیز با تأکید بیشتر بر زندگی مذهبی تلاشهائی برای حصول دانائی داشته اند.ویگ،) 1999) مدیریت دانش رسیدن به اهداف سازمان با استفاده از سرمایه معنوی یعنی دانش و تجربه فردی نزد هر فرد می باشد .

  اما مفهوم توان افزائی اولین بار در سال 1788 معرفی شد. در سال 1990، گاندز توانمندسازی را  واگذاری تصمیم گیری به کارکنان تعریف نمود. تعاریف توانمندسازی تاکنون تغییرات زیادی دیده است و در سال 2001، لی اجزای اصلی توانمند سازی را دیدن و گفتگو ، تفکر و تقسیم و پالایش تجربیات بیان کرد.

 

1-2- تعـاریـف :

دانش زیربنای مهارت، و تجربه و تخصص هر فرد است و در موردی خاص با دیگران ممکن است متفاوت باشد و با توجه به اینکه افراد متعدد با تجربیات و عقاید متفاوت در سازمان ها به فعالیت مشغولند پس ملاحظه می کنیم که نیروی انسانی هر سازمان گنجی از اطلاعات و داده هاست که بایستی به طور پیاپی توانمند و به طور صحیح مدیریت شود.]5 [

   مدیریت دانائی فرایندی است که سازمانها را یاری می کند تا اطلاعات مهم را بیابند، و پس از گزینش و سازماندهی، منتشر کنند.دانپورت و پروساک (1988) مدیریت دانائی را به طور جامعی تعریف کرده اند: که عبارت است از تلاش برای کشف دارائی نهفته در ذهن افراد و تبدیل این گنج پنهان بر دارائی سازمانی به طوری که افراد متفاوتی که در تصمیم گیری ها دخیل هستند بتوانند از آن استفاده کنند]6 [. توصیه هایی که باید مدیر برای چگونگی پیاده سازی مدیریت دانش مد نظر قرار دهد، عبارت است از: از کنترل سنتی پرهیز کند و از دیدگاه سنتی مبتنی بر بهترین طرز کار بپرهیزد و همگام با تغییرات خارج از سازمان، سازگاری ایجاد کند و سعی در تطبیق با تنوع و پیچیدگی های محیطی خطرآفرین داشته باشد و همچنین سعی در شناسایی دانش ضمنی و جنبه های انسانی مثل ایده آل ها، ارزشها و عواطف در جهت غنی سازی مفهوم مدیریت دانش داشته باشد. ] 7و8 [ از فناوری ها و نظام های منعطف جدید تر استفاده نماید و تضمین نماید که پایه اطلاعاتی سازمان در دست اعضایی قرار گیرد که به اقدامات نزدیک ترند.و همچنین استفاده از ابزارهای مدیریت دانش است که این ابزارها در عمل موتورهای قدرتمند جستجو و بازیابی هستند و طیف وسیعی از منابع اطلاعاتی ساختارمند و غیر ساختارمند را جستجو کنند و به عنوان سرورهای دانش توسط عرضه کنندگان بسته بندی شده اند، این ابزارها، جستجوی انواع مختلف منابع گوناگون -پایگاه های دانش- را با ابزاری منفرد آسان تر می سازند. برای ایجاد و اشاعه دانش در سازمان باید توجه خود را بر کارکنان متمرکز کنیم و کارکنان دانش مدار به وجود آوریم، چرا که این کارکنان می توانند کارکردی دو سویه داشته باشند. یکی اینکه بر ارزش فعالیتهای سازمان می افزایند و از سوی دیگر می توانند منجر به نابودی سازمان شوند و مدیریت بر آنان بسیار دشوار می نماید چرا که تسهیم دانش در کلیه سطوح سازمان و شراکت همگان در دانش و اطلاعات تخصصی با تشکیل گروه های دانش تسریع می شود و از سوی دیگر جهت گیری اطلاعاتی سازمان تحت کنترل ناظران اطلاعاتی یا مسئولان اطلاعاتی قرار می گیرد.

    در مورد کارمندان دانش مدار مفید سازمان، نیاز به طراحی سیستم مناسب بازخورد در کیله سطوح و همچنین آموزشهای متفاوت و افزایش تعهد کارکنان داریم و برای رسیدن به چشم انداز، ما نیاز به فرآیندهایی در زمینه مدیریت دانش داریم که این را با مسائل عمده ای از جمله اقتصادی، قابلیت استفاده اطلاعات، حق مالکیت معنوی، زیرساخت و بستر دانش و نقش ویژه مدیریت در زمینه تعیین سیاستهای کاربردی و مکانیزم های حمایتی مورد نیاز همچون طراحی و اجرای استانداردها، تعیین نقش کارکنان دانش مدار و مدیریت بر جریان فرایندها می باشد. اما راه حل های این فرآیند نیز خود مسئله ای به غایت قابل توجه است که می توان یک فرآیند 9 مرحله ای را مورد توجه قرار داد که عبارت است از طرح پیشنهادی که یک سند کاری است که مدیریت و کارکنان دانش مدار می توانند از آن جهت تعیین نیازهای مدیریت دانش بهره برداری کنند که این طرح باعث این می شود که در سازمان استانداردهایی به وجود آید که پیشنهادات در آن به صورت عینی ارزیابی شوند و سرانجام طرح پیشنهادی و پیشنهاد مشاوران در قرارداد با یکدیگر ترکیب می شوند تا مشاوران را از لحاظ قانونی ملزم به پاسخگویی کنند.    ] 3و7[

   طرح پیشنهادی به عنوان سند انتظارات سازمان از طراحان و مشاوران منتخب می باشد که به اجرای راه حل های مدیریت دانش می پردازد و در مرحله بعدی باید به چگونگی اجرا در سازمان دانش مدار اندیشید، که می بینیم این فرایند با طراحی یک برنامه اجرایی که شامل افراد، فرآیندها و فناوری های نوین می باشد آغاز گشته و به کار گیری مشاوران و طراحان خارجی و داخلی و تغییر فرهنگ سازمان جهت فعالیت در چهارچوب دانش جدید می انجامد. ] 1و2[    تعاریف متعدد توان افزائی ما را بر آن می دارد تا به مدیریت دانش توجه بیشتری داشته باشیم. توان افزائی یعنی آزاد کردن نیروهای درونی افراد برای کسب دستاوردهای شگفت انگیز و تعریف دیگر: واگذاری مسئولیت به پائین ترین سطوح سازمان تا بتوان از دانائی ، مهارت و تجربه آنان برای پیشبرد اهداف سازمان کمک گرفت. گوردون (1993) توانمندسازی را تقویت عقاید افراد و ایجاد اعتماد به نفس در آنها می داند. ] در حیطه توانمند سازی برای شروع و پیاده سازی توانمند سازی به اختصار می توانیم به مراحلی از قبیل

 1) تعهد کامل و اثبات شده مدیران و کارکنان

2) درگیری کامل نیروی کار

 3) درگیری کامل مشتریان و عرضه کنندگان سازمان

 4)ارتباط کامل و باز در سازمان اشاره کرد

       و برای موفقیت در این راه همواره باید مراقبت خاص از روند جدید ایجاد کرد و کنترل هایی را اعمال نمود که عبارتند از:

1)کنترل در ایجاد شرایطی برای آغاز و ادامه فرآیند توانمند سازی

 2)کنترل کاهش توان بالقوه توانمند سازی

3)کنترل در آزمون و یادگیری

 

4)کنترل در تجهیز کارکنان به قابلیت های لازم برای انجام دادن کار ] 3[

    در سازمان توانمند و مدیری که بخواهد از توانمند سازی حمایت کند یا رهبری این فرآیند را به عهده گیرد، باید مقدار معینی از اطلاعات را درباره توانمند سازی و شیوه پاسخگویی به فرصت های جدید به وجود آورد.

     با کمی تأمل برروی این دو فرایند مهم در سازمان در می یابیم که هر دو در سازمان یک هدف کلی را دنبال می کنند و آن ایجاد ارزش در سازمان است. ایجاد ارزش، لزوماً به معنی ایجاد ارزش اقتصادی نیست. با توانمندسازی کارکنان و بالابردن اعتماد به نفس آنها در سازمان و مطمئن ساختن کارکنان از این لحاظ تمام نظراتشان ارزشمند است. چیزی حصول خواهد شد که در طولانی مدت ارزشی والاتر از ارزش اقتصادی خواهد داشت و آن سرمایه اجتماعی است.

2- فـواید تـلفیق مدیریت دانـش و تـوانمندسـازی

از جمله فواید مدیریت دانش تشخیص کمبودها در دانش سازمان هاست که  به منظورشناسائی ضعفها می توان با دخیل کردن کارکنان در امر شناسائی  به نوعی روحیۀ کسب قدرت را در آنان پرورش داد و هم خلاءهای موجود در سازمان را ردیابی کرده که به دنبال این مطلب توانسته ایم از سرمایه های انسانی بهره وری بیشتری داشته باشیم. یکی از اهداف کلیدی مدیریت دانش با تبدیل دانش غیررسمی، ذهنی و شخصی به دانش ثبت شده رسمی است که این امر باعث کاهش ریسک از دست رفتن دانش به دنبال ترک همکاری کارکنان  می باشد.] 3و4و5 [

    با توانمندکردن کارکنان با روشهای مختلف و در زمینه های متفاوت خلاقیت و نوآوری آنان برانگیخته خواهد شد و دوباره کاریها و تکرار اشتباهات کاهش یافته و دانش فردی تک تک اعضا در مسیر صحیحی قرار خواهند گرفت و در هنگام حل مسئله صرفه جوئی در زمان بیشتر صورت می گیرد. به این ترتیب ذی صلاح ترین  کارکنان ، بیشترین نفوذ را در مناسب ترین شیوه ها اعمال می کنند. به دنبال توانمند سازی اعضاء که از طریق مورد توجه قرار دادن منافع کارکنان- آموزش کارکنان جهت افزایش دانش و مشارکت کارکنان در برنامه ریزی و تسهیم اطلاعات عملکردی و تعویض اختیار به تدریج تک تک اعضاء مبدل به گنجینه ای ارزشمند در داخل سازمان خواهند شد که بایستی با مدیریت صحیح و با رویکردی استراتژیک هر یک از این منابع را رهبری نمود و پس از فرآوری و هدایت آنها، دانش افراد را در سطح سازمان گسترش داد و به این ترتیب کالاها و خدماتی ارائه داد که برای سازمان و در نهایت برای جامعه ارزش افزوده ایجاد کند.

نکتۀ قابل توجه : روش تولید دانش و در نهایت اشاعه و گسترش آن است که با حرکت سازمانها و شرکتها به سوی جهانی شدن و ایجاد سازمانهای مجازی ، دستگاه از روشهای سنتی مجاز نمی باشد و لزوماً برای گردش دانش باید از تکنولوژی استفاده کرد و همگام با پیشرفتهای جهانی، خود را برای تحولات سازنده آماده کرد.یکی از روشهای کسب دانش که مدیران بایستی به طور استراتژیک به آن توجه کنند، یادگیری از مشتری است. همچنین رقبا و تأمین کنندگان نیز آموزگاران خوبی هستند و مفاهیم ارزشمندی را برای سازمان آشکار می سازند. نتیجۀ تمام این اقدامات ایجاد رابطۀ نزدیک تر با مشتریان در حداقل زمان و افزایش رضایت مندی آنان خواهد شد.

3- نتـیجـه :

برای یک مدیر فهم کسب و کار از اهمیت ویژه ای برخوردار است و باقی ماندن در شرایط مطلوب کسب و کار با عنایت به پیچیدگی و پویائی های محیطی نیازمند ذکاوت و بی پروائی است. یک مدیر همیشه بایستی چند سال بعد از زمان فعلی را پیش بینی کند که این امر میسر نمی شود مگر با دخیل کردن منابع ارزشمند انسانی که به وفور یافت می شود و تنها بایستی روش مناسب توانمند سازی را در مورد آنان بکار برد. با توانمند سازی کارکنان و اعضاء کشف و اشاعۀ دانش موجود در سازمان و تلفیق این دو پدیدۀ اثربخش در سازمان، مدیر خواهد تانست در مورد آیندۀ سازمان بهتر بیاندیشد. تأثیر تلفیق توانمند سازی و مدیریت دانش در محیط های کسب و کار رقابتی کنونی در بلندمدت به چشم خواهد خورد.

    در مجموع می بینیم که در فرآیند توانمند سازی که قسمت عمده آن به یادگیری اطلاعات و دانش سازمانی بر می گردد، به طور غیر قابل تفکیکی دانش سازمانی و توانمندسازی به هم گره خورده و در فرایند تنوع و پیچیدگی های سازمانی این دو غیر قابل تفکیک می شوند که این روند جدید در اهداف و عملکرد و جایگاه سازمانها در عصر جدید تاثیر به سزایی دارد و سازمانها با تلفیق و هدایت آگاهانه این دو می توانند گامهای بلند و محکمی را در عرصه کسب و کار و رقابتهای سازمانی در محیط پویای کنونی بردارند.