مقاله مدیریت
مدیریت منافع بعنوان استراتژی موفقیت پروژه‌های فناوری اطلاعات
چکیده:
با تغییرات سریع تکنولوژیک، جهانی شدن وگسترده‌تر شدن دامنه فعالیت موسسات، وجود سیستم های اطلاعاتی کارآمد از الزامات رسیدن به مزیت رقابتی است. فن‌آوری اطلاعات که به سیستم جمع آوری، پردازش و ذخیره اطلاعات گفته می‌شود در ابعاد سخت افزار، نرم افزار، حجم و نوع داده‌ها و شبکه‌های مخابراتی بسرعت درحال تحول و دگرگونی است. مزایای غیرقابل انکار فن آوری اطلاعات در افزایش دقت و سرعت جریان امور، افزایش کیفیت خدمات، کاهش هزینه‌ها و رضایت بیشتر مشتریان باعث شده سازمانها به سرعت به استقرار و استفاده از سیستم های اطلاعاتی روی آورند. آز آنجا که کسب منافع گوناگون مالی و اقتصادی مهمترین دلیل اجرای یک پروژة فن‌آوری اطلاعات است از اینرو تعریف موفقیت در ابتدای پروژه و شناسایی و به کمیت درآوردن منافع برنامه‌ریزی شده و روشی که بتوان آنها را پیگیری نمود از الزامات اساسی موفقیت پروژه‌های فناوری اطلاعات است. این مقاله تلاشی است در جهـــت تبییــن دلائل شکست پروژه‌های فــن‌آوری اطــلاعات در ارائه منــافع و چگونگی مدیریت موفق آن.
امروزه اطلاعات بعنوان عاملی پر ارزش در کنار سایر عوامل تولید بشمار میآید. عدم توجه به ظرافت‌‌های مدیریتی در اجرای پروژه های IT علاوه برآنکه باعث عدم تحقق منافع پیش بینی شده می‌گردد احتمالاً موجب شکست این پروژه‌ها خواهد شد. شکست پروژه‌هایIT به ضررهای مالی و اقتصادی آن محدود نمی‌شود و ممکن است تا سرحد شکست یک سازمان نیز ادامه یابد.در این مقاله ابتدا به ویژگیهای پروژه‌های فن‌آوری اطلاعات و انواع آن اشاره شده سپس به تشریح فرایند مدیریت منافع شامل معرفی چرخة مدیریت منافع، شناسایی منافع تهیه برنامه مدیریت منافع، اجرای برنامه منافع، ارزیابی نتیجه و روشهای ارزیابی سرمایه‌گذاری در این گونه پروژه‌ها خواهیم پرداخت.
کلمات کلیدی:
فن آوری اطلاعات، سیستم های اطلاعاتی، مدیریت منافع، برنامه ریزی منافع، مدیریت پروژه، ارزیابی سرمایه گذاری
1- مقدمه:
امروزه پروژه های IT بعنوان عاملی شناخته شده است که ایجاد تغییر را در سازمانها میسر می سازد. سازمانها با انجام موفقیت آمیز یک پروژه IT است که خواهند توانست منافع استراتژیک مادی و مالی خود را محقق سازد.
براساس تحقیقات گروه استاندیش مشخص گردیده است که در حدود 3/2 پروژه های بزرگ IT به نوعی با شکست مواجه می‌شوند. همچنین براساس مطالعات این گروه 3/1 پروژه های IT قبل از تکمیل متوقف شده‌اند و نیمی از آنها تقریباً دو برابر بودجه های پیش بینی شده، هزینه دربر داشته‌اند. در گزارش دیگری چنین اظهار شده که 70% پروژه های IT منافع تعیین شده را برآورده نمی سازند [1]
کسب منافع گوناگون مالی و اقتصادی، مهمترین دلیل انجام یک پروژه IT است. به طور معمول مزایای اجرای این پروژه‌ها را می توان افزایش مزیت رقابتی، افزایش سرعت، دقت، کاهش اندازه فیزیکی مخازن اطلاعات، رفع برخی از فسادهای اداری، ایجاد امکان همکاری از راه دور، کاهش هزینه ها و رضایت بیشتر ارباب رجوع و مشتریان ذکر نمود. هرگاه نتوان پیش از سرمایه گذاری یا در طی سرمایه گذاری های بعدی منافعی را برای پروژه مشاهده کرد، باید پروژه را متوقف نمود. تحقق منافع مورد انتظار و نیز پیش‌بینی نشده در سازمان است که موفقیت یک پروژه را تضمین خواهد کرد. قبل از صرف هزینه در این پروژه ها بایستی بررسی کرد که آیا منافع حاصل از اجرای پروژه از هزینه های انجام شده برای بدست آوردن آن بیشتر است یا خیر؟ براساس گزارش مؤسسه Kpmg ، 59 درصد سازمان ها، هیچ گونه فرایند مدیریتی (حتی غیررسمی) برای اندازه‌گیری و مدیریت منافع پروژه‌های فناوری اطلاعات خود برقرار نکرده‌اند.[2] از آنجا که عدم وجود فرایند مدیریت منافع یکی از دلایل شکست پروژه های IT است، لازم است به این مقوله با دقت پرداخته شود. بدین لحاظ در این مقاله، ابتدا به ویژگیهای پروژه های IT اشاره کرده و پس از آن به تشریح فرایند مدیریت منافع و نقش آن در موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات، روشهای ارزیابی سرمایه گذاری این گونه پروژه ها خواهیم پرداخت.
