پیاده سازی سیستم مدیریت استراتژیک در شرکت واحد اتوبوسرانی اصفهان و حومه
پیاده سازی سیستم مدیریت استراتژیک در شرکت واحد اتوبوسرانی اصفهان و حومه
چکیده:
مقاله پیش رو، خلاصه ای است از فرآیند پیاده سازی سیستم مدیریت استراتژیک در شرکت واحد اتوبوسرانی اصفهان و حومه که با هدف بهبود وضع موجود و حرکت به سمت وضعیت مطلوب که در متن مقاله بدان پرداخته خواهد شد، انجام گرفته است. فرآیند مذکور، بر اساس مدل فرد آر. دیوید که شامل سه فاز تدوین، اجرا و ارزیابی می باشد، صورت پذیرفت. شرکت واحد اتوبوسرانی پس از اتمام فاز تدوین که به مستندسازی کلیه اقدامات و فعالیت های پیرامون منجر شد، مرحله اجرا را با انجام برخی از پروژه های تعیین شده آغاز و نسبت به ارزیابی فرآیند مذکور، مطالعاتی جامع و متناسب با ماهیت مدیریت استراتژیک که منجر به انتخاب روش ارزیابی متوازن (BSC ) گردید، انجام داد.
شرکت واحد اتوبوسرانی اصفهان در جهت تحقق چشم انداز خود، اهداف شش گانه را تدوین نمود که طی برگزاری جلسات متعدد کمیته راهبردی، استراتژی های کلان شرکت استخراج و در راستای تحقق آنها برنامه ها و پروژه های کاربردی را تدوین نمود که مقوله مذکور نیز حول گزینه های ذکر شده ارائه می گردد. در رتبه بندی که راجع به اهداف کلان با استفاده از روش تحلیل سلسله مراتبی (AHP)1 انجام پذیرفت، مشخص گردید که شرکت واحد اتوبوسرانی اصفهان می بایست تمرکز خود را به ترتیب پیرامون افزایش سهم حمل و نقل عمومی، بهبود سیستم مدیریت و استفاده بهینه از منابع، ارتقاء فرهنگ حمل و نقل عمومی، کاهش آلودگی های زیست محیطی، ارتقاء و بهبود کیفیت خدمات اتوبوسرانی در سطح شهرو افزایش ایمنی در تردد اتوبوس ها سوق دهد و نسبت به انجام پروژه هایی که زیرمجموعه اهداف فوق می باشند، اقدامات اجرایی مناسب را انجام دهد.
کلمات کلیدی
مدیریت استراتژیک، چشم انداز، ماموریت، استراتژی ، فرآیند تحلیل سلسله مراتبی.هدف
1- مقدمه
در دنیای امروز که شاهد تغییر و تحول شگرف در زمینه های مختلف هستیم، محیط با تلاطم و عدم اطمینان بسیاری مواجه شده و رقابت شدت زیادی پیدا کرده است لذا سازمان ها و شرکت های اتوبوسرانی در راستای کسب موفقیت در میدان رقابت و پیشرفت باید از نوعی برنامه ریزی بهرمند شوند که آینده نگر و محیط گرا باشد بطوریکه ضمن شناسائی عوامل و تحولات محیطی، در یک افق زمانی بلند مدت تاثیر آنها را بر سازمان ها و نحوه تعامل سازمان با آنها را مشخص کند.
مفاهیم مربوط به مدیریت استراتژیک و تهیه برنامه استراتژیک چند سالی است که در شهرداریها و به طور کلی در فضای مدیریت کشور مطرح شده و تعداد قابل توجه ای از سازمان ها تلاش کرده اند تا از این مفاهیم برای اداره بهتر فعالیت های خود بهره گیرند. متاسفانه این ابزار نیز مشابه بسیاری دیگر از ابزار های مدیریتی دستاورد مثبت چندانی نداشته و درصد کمی از سازمان هائی که آنرا بکار بسته اند نتایج موفقیت آمیزی از آن بدست آورده اند . طی سالهای اخیر استراتژی های زیادی در سطح سازمان ها طراحی شده که هیچگاه پیاده نشده و یا در رویارویی با موانع عدیده تحقق پیدا نکرده اند. در بسیاری از موارد علت این امر ضعیف بودن استراتژی و ایده های نهفته در آن نیست و استراتژی های ارزشمند بی شماری در مرحله پیاده سازی با مشکل و شکست رو به رو می شوند بطوریکه بیش از 70 درصد علت شکست استراتژی ها در مرحله پیاده سازی آنها نهفته است.
حال که اتوبوسرانی اصفهان بعنوان بزرگترین سیستم خدماتی استان اقدام به تدوین برنامه استراتژیک خود نموده ، امید است که در اجرای استراتژی که همانا مرحله تبدیل حرف به عمل است با یاری و مساعدت مسئولین امر و کارکنان متعهد شرکت کوشا بوده تا فرآیند های متنوع و جذاب برنامه ریزی استراتژیک در حد یک بازی فکری تنزل نیابد چرا که استراتژی بدون پیاده شدن قادر به تغییر وضع موجود اتوبوسرانی اصفهان نخواهد بود.
2- تعریف برنامه ریزی
- برنامه‌ریزی عبارت است از تهیه و توزیع و تخصیص امکانات محدود سازمان برای رسیدن به هدف‌های مطلوب، در حداقل زمان و با حداقل هزینه ممکن؛
- برنامه‌ریزی، فرایند دستیابی به اهداف سازمان است؛
- در یک کلام برنامه‌ریزی یعنی تعیین فعالیت‌های اثربخش در جهت تحقق هدف به بهترین شکل ممکن.
در اینجا، برنامه‌ریزی عبارت از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر بوده که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می‌گیرد. بر طبق این تعریف، تصمیم‌گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاست‌ها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده، برنامه‌ریزی نیستند.
2-1- عناصر کلیدی برنامه‌ریزی
- روش برنامه‌ریزی؛
- سیستم برنامه‌ریزی؛
- برنامه‌ریز(ان)؛
2-2- ضرورت برنامه‌ریزی
- تصحیح‌کننده رفتار دیگران در ارتباط با سازمان؛
- افزایش اثربخشی و کارایی؛
- محدودیت منابع در سازمان؛
- ثبات برنامه‌ها در صورت تغییرات مدیریتی در سازمان‌ها؛
- ایجاد ساز و کار مناسب برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها؛
3- مفهوم مدیریت استراتژیک
با توجه به تعاریف برنامه‌ریزی، در این قسمت به معرفی مدیریت و برنامه‌ریزی استراتژیک پرداخته می‌شود. مدیریت استراتژیک را این گونه تعریف می‌کنند: فرآیندی که در آن نگرش استراتژیک (تاکید بر تعامل شرایط محیطی و درونی یک سازمان) در برنامه‌ریزی لحاظ شده، بدین معنی که مباحث استراتژیک سازمان شناسایی و تحلیل شده، هدفگذاری نموده و سپس استراتژی مناسب انتخاب گردد. این فرآیند در برگیرنده سه مرحله تدوین استراتژی‌ها، اجرای استراتژی‌های تنظیم‌شده و ارزیابی استراتژی‌ها است که در قسمت‌های بعدی به شرح آنها پرداخته می‌شود. اما از آنجا که در اکثر سازمان‌ها پیش از این، برنامه‌ریزی بلندمدت وجود داشته در ادامه، ابتدا تفاوت برنامه‌ریزی استراتژیک با برنامه‌ریزی بلندمدت آورده می‌شود:
|
خصوصیات |
برنامه‌ریزی استراتژیک |
برنامه‌ریزی دراز مدت |
|
فرضیات |
سیستم باز است و همانطور که محیط تغییر می‌کند، سازمان نیز باید تغییر کند. |
سیستم بسته است و براساس برنامه‌های کوتاه‌مدت و طرح‌های داخلی تدوین و توسعه می‌یابد. |
|
تمرکز بر روی |
فرایند برنامه‌ریزی، تعیین ماموریت، وضعیت محیط خارجی، ظرفیت‌سازی وآموزش کارکنان است. |
طرح نهایی برنامه و تحلیل داخلی آن است. |
|
برنامه‌ریزی توسط |
گروه کوچکی از برنامه‌ریزان و شرکت وسیع افراد ذینفع و کارکنان سازمان صورت می‌گیرد. |
اداره، بخش، برنامه‌ریز یا افراد متخصص و حرفه‌ای صورت می‌گیرد. |
|
تاکید بر روی |
تغییرات برون‌سازمانی، ارزش‌های سازمانی، اقدامات پیشگامانه و استفاده از فرصت‌ها است. |
تغییرات درون‌سازمانی و روش‌های برنامه‌ریزی درون سازمانی است. |
|
آینده‌نگری |
سئوال می‌کند چه تصمیماتی براساس درک موقعیت چند سال آینده متناسب با وضعیت حال اتخاذ گردد. |
بر اهداف درازمدت و کوتاه‌مدت از حال تا پنج سال آینده تمرکز دارد. |
|
مبتنی است بر |
تصمیم‌گیری خلاق و با بصیرت، یعنی چگونه سازمان براساس محیط در حال تغییر آینده هدایت شود و کدام فرآیند سازمانی قادر به اتخاذ بهترین تصمیم و یش‌بینی آینده است و براساس توافق همگانی عمل می‌کند. |
مجموعه‌ای از اطلاعات مرتبط بهم و مفصل سازمانی، برنامه واحدهای مختلف سازمانی، نمایندگی‌های مربوط، توانایی آنها و توانایی بودجه‌های جاری. |
جدول (1): تفاوت برنامه‌ریزی استراتژیک با برنامه‌ریزی بلندمدت
3-1- دلایل به کارگیری برنامه‌ریزی استراتژیک
- تغییر شرایط درونی سازمان‌ها؛
- تغییر شرایط برونی سازمان‌ها؛
- بهره‌برداری از فرصت‌های جدید؛
- پدیدار شدن نیازهای جدید در بین شهروندان و مخاطبین سازمان؛
- ظهور پیشنهادات، باورها، دیدگاه‌ها و تجارب جدید بین مدیران و کارکنان سازمان‌ها.
3-2- مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک
برنامه‌ریزی استراتژیک دارای مزایای زیادی است که از جمله میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
· قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می‌دهد.
· به علاقمند شدن مدیران به سازمان کمک می‌کند.
· تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس‌العمل در برابر تغییرات را فراهم می‌کند.
· هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می‌کند.
· برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده بستر مناسب ایجاد می‌کند.
· به مدیران کمک می‌کند که درک روشن‌تری از سازمان داشته باشند.
· شناخت فرصت‌های بازارهای آینده را آسان‌تر می‌سازد.
· دیدی هدف‌مند از مسائل مدیریت ارائه می‌دهد.
· قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیت‌ها ارائه می‌دهد.
· به مدیران کمک می‌کند که تا در راستای اهداف تعیین‌شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.
· به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصت‌های تعیین شده تخصیص می‌دهد.
· هماهنگی در اجرای تاکتیک‌هایی که برنامه را به سرانجام می‌رسانند، به وجود می‌آورد.
· زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می‌رساند.
· قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود می‌آورد.
· ترتیب‌دهی اولویت‌ها را در قالب زمانی برنامه فراهم می‌آورد.
· مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می‌دهد.
· مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می‌شود.
· تفکر آینده‌نگر را تشویق می‌کند.
· برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصت‌ها، انگیزش ایجاد می‌کند.
3-3- اصطلاحات کلیدی در مدیریت استراتژیک
3-3-1- استراتژیست‌ها: افراد مسؤل موفقیت یا شکست سازمان می‌باشند. این افراد عنوان‌های شغلی مختلفی دارند: مانند مدیرعامل، رئیس، مالک، یا کارآفرین. استراتژیست‌ها از نظر نگرش، ارزش، اصول اخلاقی، خطرپذیری، توجه به مسئولیت‌های اجتماعی، توجه به سودآوری، توجه به هدف‌های بلندمدت یا کوتاه‌مدت و شیوه مدیریت با هم متفاوت‌اند.
3-3-2- سیستم: مجموعه‌ای از اجزا که با هم در ارتباط بوده و در جهت نیل یه یک هدف معین با هم همکاری می‌کنند. سیستم از طریق یک مرز انتزاعی به دو ناحیه داخل و خارج سیستم تقسیم می‌شود.
3-3-3- بیانیه مأموریت: سندی است که یک سازمان را از سایر سازمان‌های مشابه متمایز می‌نماید. در بیانیه مأموریت این پرسش پیش روی استراتژیست‌ها مطرح می‌شود، که «ما به چه کاری مشغول هستیم.» و این بیانیه بیانگر ارزش‌ها و اولویت‌های یک سازمان است. بیانیه مأموریت یا رسالت سازمان مسیر آینده سازمان را مشخص می‌کند.
3-3-4- چشم‌انداز عبارتی که بیانگر مقصد و نهایتی است که سازمان می‌خواهد در آینده به آن دست یابد، همچنین بیانگر آن نقطه ایده‌آلی که سازمان در آرزوی رسیدن به آن است، می‌باشد.
3-3-5- ارزش‌های سازمانی: مفاهیم و اصولی هستند که چارچوب‌های اخلاقی و حرفه‌ای را برای کلیه کارکنان ایجاد می‌نماید، به گونه‌ای که دستیابی به اهداف سازمان با رعایت این چارچوب ارزشی مورد قبول می‌باشد.
3-3-6- فرصت‌ها و تهدیدات خارجی: مقصود رویدادها و روندهای سیاسی (P)، اقتصادی (E)، اجتماعی (S)، فن‌آوری (T)، قانونی(L)، دولتی (G) و رقابتی (C) است که می‌توانند به میزان زیادی در آینده به سازمان منفعت یا زیان برسانند. فرصت‌ها و تهدیدها به میزان زیادی خارج از کنترل یک سازمان است، از این رو از واژه «خارجی» جهت طبقه‌بندی آنها استفاده می‌کنند.
اصل اساسی مدیریت استراتژیک این است که سازمان‌ها باید برای بهره جستن از فرصت‌های خارجی و پرهیز از اثرات ناشی از تهدیدات خارجی یا کاهش دادن آنها در صدد تدوین استراتژی‌هایی برآیند. بدین دلیل شناسایی، نظارت و ارزیابی فرصت‌ها و تهدیدات خارجی می‌تواند موفقیت سازمان را تضمین نماید. گاهی فرآیند انجام دادن تحقیق و گردآوری و همگون ساختن اطلاعات خارجی را بررسی عوامل خارجی می‌نامند.
3-3-7- نقاط قوت و ضعف داخلی: این موارد در زمره فعالیت‌های قابل کنترل سازمان قرار می‌گیرند که سازمان آنها را به شیوه‌ای بسیار عالی یا بسیار ضعیف انجام می‌دهد. یکی از فعالیت‌های مدیریت استراتژیک این است که نقاط قوت و ضعف واحدهای سازمانی را شناسایی و آنها را ارزیابی کند. سازمان‌ها می‌کوشند استراتژی‌هایی را به اجرا درآورند که نقاط قوت داخلی تقویت شود و ضعف‌های داخلی برطرف گردد یا بهبود یابد.
نقاط قوت و ضعف هر سازمانی در مقایسه با وضع سازمان‌های رقیب تغییر می‌کند. یکی از اطلاعات مهم این است که سازمان از نقاط قوت و ضعف نسبی خودآگاه شود. از راه‌های بسیار زیادی میتوان عوامل داخلی سازمان را محاسبه کرد، مانند محاسبه نسبت‌ها، تعیین میزان عملکرد و مقایسه این عوامل با میانگین دوره‌های گذشته. همچنین میتوان برای بررسی عوامل داخلی مانند روحیه کارکنان، کارآیی تولید، اثربخشی تبلیغات و میزان وفاداری مشتریان از تحقیقات پیمایشی (Survey) استفاده کرد.
3-3-8- هدف‌های بلندمدت:یعنی نتیجه‌های خاصی که سازمان می‌کوشد پس از تعین مأموریت خود به دست آورد. مقصود از دوره بلندمدت، دوره‌ای است که بیش از دو سال باشد. این اهداف برای موفقیت سازمان لازم و ضروری هستند چون که تعیین کننده مسیر آن است. هدف‌های بلندمدت می‌توانند چالشگر، قابل سنجش، باثبات، معقول و روشن باشند.
3-3-9- استراتژی‌ها: ابزاری هستند که سازمان می‌تواند بدان وسیله به هدف‌های بلندمدت خود دست یابد. یک استراتژی، مجموعه‌ای است از اهداف، سیاست‌ها و برنامه‌هایی که مشخص می‌کند سازمان در یک دوره زمانی چگونه باید عمل کند تا به اهداف بلندمدت خود دست یابد.
3-3-10- هدف سالانه: هدف‌های کوتاه‌مدت که سازمان برای رسیدن به هدف‌های بلندمدت باید به آنها دست یابد. این اهداف باید قابل سنجش، کمی، چالشگر، واقعی، سازگار با سایر اهداف و اولویت‌بندی‌شده باشند.
3-3-11- سیاست‌ها: ابزاری است که بدان وسیله میتوان به هدف‌های سالانه دست یافت. مقصود از سیاست، رهنمودها، مقررات و رویه‌هایی است که سازمان برای دستیابی به هدف‌های اعلام شده رعایت می‌کند.
1-4 الگوی مدیریت استراتژیک
از نظر منطقی نقطه آغاز بحث درباره مدیریت استراتژیک این است که کار را با تعیین مأموریت، هدف‌های بلندمدت و استراتژی‌های کنونی سازمان آغاز کنیم. زیرا وضع یا شرایط کنونی یک سازمان می‌تواند بیانگر استراتژی‌های مشخص و معین باشد و حتی امکان دارد یک مسیر مشخص (راه یا گزینه مورد نظر استراتژیست‌ها) را نشان دهد. هر سازمان دارای یک مأموریت، هدف‌های بلندمدت و استراتژی‌هاست، حتی اگر این ارکان یا عناصر به شیوه‌ای آشکار طرح‌ریزی، نوشته یا گزارش نشوند. برای یافتن پاسخ به این پرسش که سازمان به کجا می‌رود باید دید که سازمان در کجا بوده است.
