برنامه ­ریزی استراتژیک

بررسی عوامل سازمانی موثر در برنامه ­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات     

  

چکیده

با توجه به این­که شرکت­ها و سرمایه­گذاران توجه روزافزونی به استراتژی­های  مربوط به تجارت الکترونیک نشان می­دهند، برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات به روشی مهم جهت توسعه و پیشرفت تجارت الکترونیک بدل گشته است. با وجود این، علی رغم رشد و افزایش تعداد چارچوب­های نظری ارائه شده در ارتباط با سیستم و فناوری اطلاعات، اجرای عملی آن­ها با مشکلات متعددی مواجه است. به نظر می­رسد مشکلات مرتبط در برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، پیش از آن­که جنبه فنی داشته باشد، ناشی از مسامحه در روابط درونی سیستم و فناوری اطلاعات و زمینه­های سازمانی است. هدف از این مطالعه تعیین و شناسایی عوامل مهم سازمانی مرتبط با  برنامه­ریزی­های استراتژیک  فناوری اطلاعات است. شناسایی این ساز و کارهای کلیدی سازمانی موجب افزایش کارایی برنامه­ریزی­های استراتژیک می­شود. ساز و کارهای ارائه شده در این بررسی می­تواند اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیران سازمان که در پی برنامه­ریزی­های استراتژیک مرتبط با فناوری اطلاعات در عصر دیجیتال هستند، قرار دهد.

کلمات کلیدی سیستم اطلاعات، فناوری اطلاعات، برنامه­ریزی استراتژیک

مقدمه

برنامه­ریزی استراتژیک سیستم اطلاعات به عنوان فرایندی حیاتی در تلفیق فناوری اطلاعات در رویه­های سازمانی مطرح است.  برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستم­های اطلاعاتی و به­طور کلی فناوری اطلاعات است. استفاده از فناوری اطلاعات موجب پیشبرد موفقیت­آمیز اهداف سازمانی شده و قدرت رقابتی سازمان را افزایش می­دهد. با توجه به رشد روز­افزون تجارت الکترونیک در  معاملات جهانی، سیستم و فناوری اطلاعات به عوان ابزاری موثر در اجرای موفقیت­آمیز استراتژی تجارت الکترونیک، به طور گسترده مورد بررسی قرار گرفته است.

چهار دلیل عمده جهت گرایش سازمان­ها به برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات وجود دارد که عبارتند از [1]:

·         گسترش و بهبود فناوری

·         کمبود نیروی انسانی متخصص

·         محدودیت منابع سازمان

·         ایجاد سیستم یکپارچه

 در برنامه­ریزی فرایند فناوری اطلاعات، وجود عوامل متعددی مانند میزان سرمایه مالی، خدمات انسانی، کارشناسان فنی و زیرساخت­های نرم­افزاری و سخت­افزاری لازم و ضروری است [2]. بیشتر مطالعات اخیر در ارتباط با مدیریت سیستم اطلاعات بر بهبود و توسعه برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات متمرکز بوده است.

محققین زیادی چارچوب­های مختلفی جهت توسعه و بهبود کارایی برنامه­ریزی استراتژیک سیستم و فناوری اطلاعات پیشنهاد و معرفی نموده­اند. در این مورد تحقیقات بسیاری در حوزه فناوری اطلاعات با هدف تعین کارایی، ارتباط بین فناوری اطلاعات و موفقیت­های تجاری، عوامل موثر بر برنامه­ریزی­های تجاری و سیستم اطلاعات، عوامل کلیدی اجرایی فناوری اطلاعات و ارزیابی سودمندی استراتژی­های فناوری اطلاعات صورت گرفته است [3].

با وجود ارائه چارچوب­های مختلف در ارتباط با برنامه­ریزی استراتژی فناوری اطلاعات، تا کنون سازمان­ها نتوانستند به طور موثر بر مشکلات به وجود آمده در برنامه­ریزی فناوری اطلاعات فائق آیند. مشکلات مذکور پیش از آن­که منتج از نقایص فنی باشد، ناشی از عدم توجه کافی به روابط و اثرات درونی سیستم­های اطلاعاتی و زمینه­های سازمانی است [3]. با وجود تحقیقات زیادی که در زمینه سیستم و فناوری اطلاعات صورت گرفته است، تحقیقات اندکی به ارزیابی و بررسی روابط بین ساز و کارهای درون سازمانی و کارایی سیستم و فناوری اطلاعات پرداخته­اند.

بررسی­های مختلف محققین منجر به ارائه مدل­های توصیفی مختلف به منظور فهم برنامه­ریزی­های استراتژیک فناوری اطلاعات شده است، ولی ارزیابی جنبه­های سازمانی برنامه­ریزی اطلاعات مورد غفلت قرار گرفته است. مطالعات نشان داده است که مسایل روان­شناسی، سیاسی، اجتماعی و رفتاری نیز بر کارآمدی موثر  استراتژی­های مربوط به فناوری اطلاعات تاثیرگذار هستند [4].  باتاگلی [5] نیز در بررسی­های خود متذکر گردید که شرایط فرهنگی، سیاسی و اجتماعی به طور معنی­داری بر تصمیم­گیری­های مرتبط با تصمیم­گیری­های سازمانی تاثیرگذار هستند. فرایند برنامه­ریزی استراتژیک سیستم و فناوری اطلاعات با کلیه ساز و کارهای سازمانی

 در ارتباط هستند. بنابراین لازم است از منظر سازمانی نیز مورد توجه قرار گیرند. از­این­رو، توجه به ساختارهای سازمانی موجب افزایش آگاهی از پیچیدگی­های برنامه­ریزی استراتژیک و جنبه­های گوناگون آن می­شود[2].

 در این مطالعه و براساس مطالعات محققین مختلف، مکانیسم­های اصلی سازمانی که با برنامه­ریزی استراتژی سیستم و فناوری اطلاعات مرتبط هستند، معرفی می­شود که عبارتند از: تعامل گروه­ها، مدیریت دانش، یادگیری سازمانی و مدیریت تغییر(تحول). مکانیسم­های مذکور قادر هستند از طریق تلفیق در چارچوب برنامه­ریزی استراتژی فناوری و سیستم اطلاعات، کارایی آن را بهبود بخشند.

 لزوم برنامه ­ریزی استراتژیک 

ورود به حوزه فناوری اطلاعات بدون توجه به برنامه­ریزی استراتژیک، مسائل عمیق­تری را در سازمان­ها پدید می­آورد که مهم­ترین آن­ها عبارتند از [4,5]:

·         سرمایه­گذاری فناوری اطلاعات از اهداف کاری پشتیبانی نمی­کنند.

·         سیستم­هایی که یکپارچه طراحی نشده­اند، موجب دوباره­کاری، تاخیر، اتلاف منابع و در نتیجه کاهش بهره­وری می­گردند.

·         تضاد بین متخصصین فناوری اطلاعات و سایر کارکنان

·         فقدان ابزاری برای تعیین الویت­ها در رابطه با مصرف منابع

·         فقدان روشی برای تصمیم­گیری در خصوص سطوح مطلوب منابع یا چگونگی و زمان به­کارگیری منابع خارجی

·         عدم سازگاری استراژی­های فناوری اطلاعات با الویت­های کاری

·         کاهش بهره­وری در مدیریت موثر منابع اطلاعاتی

·         تضعیف موضع رقابتی سازمان

·         ناتوانی سازمان در مواجهه با تغییرات

·         کاهش کیفیت محصولات و خدمات

  اهداف برنامه­ریزی استراتژیک (IS/IT)

·         کسب شناخت از محیط سازمان و استراتژی­های آن

·         تعیین استراتژی­ها و سیاست­های کلان فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از ماموریت و اهداف سازمان

·         تدوین معماری اطلاعاتی شامل فهرست، مشخصات و ارتباط سیستم­های اطلاعاتی

·         تعیین نیازهای اجرایی عمده برای توسعه و اجرای سیستم­های اطلاعات در سازمان

·         تعیین مشخصات زیرساخت­های سخت­افزاری و ارتباطی فناوری اطلاعات

·         تعیین مشخصات نیروی انسانی مورد نیاز سازمان برای پیاده­سازی و اجرای سیستم­های اطلاعات [6].

  فرایند تکامل رویکردهای مرتبط با برنامه­ریزی فناوری اطلاعات

به دلیل وجود تغییرات سریع در محیط­های تجاری، رویکردهای مرتبط با برنامه­ریزی فناوری اطلاعات نیز روند تکاملی خود را طی کرده و پس از گذراندن وضعیت­های فنی، متوازن و تقابل، وارد وضعیت هماهنگ شده است (شکل 1). در این بخش به حالت­های مختلف برنامه­ریزی فناوری اطلاعات و روند تکاملی تغییرات مطرح  شده، پرداخته خواهد شد.

   تغییر از وضعیت فنی به وضعیت متوازن

در آغاز توسعه برنامه­ریزی سیستم و فناوری اطلاعات (وضعیت فنی) تنها بر بهبود کارایی و بهره­وری رایانه­ها تاکید می­گردید و کلیه تلاش­ها بر افزایش کارکرد رایانه­ها و تقویت مدیریت شبکه رایانه­ها معطوف بود. به دلیل فقدان استراتژی مناسب،  عدم وجود منابع اطلاعاتی کافی و کاربردهای اندک فناوری اطلاعات در این دوره، میزان بهره­وری سیستم اطلاعات کم­تر از حد انتظار بود[4] .

  با رشد و توسعه در فرایند مدیریت فناوری اطلاعات، مدیران سازمان­ها توجه بیشتری بر رویکردهای  مبتنی بر تجارت نشان داده­اند. رویکردهای مبتنی بر تجارت همان­طور که در شکل (1) نیز نشان داده شده است، وضعیت متوازن را در روند تکاملی رویکردهای استراتژی فناوری اطلاعات را تشکیل داده­اند. در وضعیت متوازن بیشتر بر استفاده از فناوری اطلاعات برای نیل به اهداف تجاری تاکید می­شود. در وضعیت متوازن، از روش­های مشهوری مانند برنامه­ریزی سیستم تجاری (شرکت IBM) و مهندسی اطلاعات استفاده می­شود[6]. 

  تغییر از وضعیت متوازن به وضعیت تقابل

بر اساس مطالعات کرپا و ورنر [7]، وضعیت متوازن بر این فرض استوار است که اهداف و طرح­های تجاری، اساس و زیربنای طرح­های مربوط به فناوری اطلاعات را تشکیل می­دهند. در این رویکرد، بر کیفیت طرح­های تجاری تاکید زیادی می­شود. اگرچه به مدت طولانی از رویکردهای مربوط به وضعیت متوازن استفاده شده است، ولی این رویکرد دارای محدودیت­های زیادی است.

در اوایل دهه 1980، مدیران تجاری بسیاری از شرکت­های بزرگ به منظور افزایش قدرت رقابت­پذیری و کسب مزیت­های رقابتی اقدام به شناسایی مجموعه­ای از کاربردهای فناوری اطلاعات کرده و تلاش نمودند تا فرصت­های رقابتی متاثر از فناوری اطلاعات را مشخص سازند. برخی از این کاربردها و فرصت­ها قادر هستند استراتژی­های تجاری را تحت تاثیر خود قرار داده و به­ این ترتیب، تاثیر طرح­های تجاری و استراتژی­های فناوری اطلاعات نسبت به هم دوطرفه خواهد بود[5] .

در رویکرد وضعیت تقابل بر برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات از لحاظ تحلیل تجاری تاکید می­شود. هدف از وضعیت تقابل، تعیین فرصت­های استراتژیک به منظور بهینه­سازی عملکرد تجاری در بازارهای تجاری است. همچنین در وضعیت تقابل، شرکت­ها در پی ایجاد کاربردهای جدید برای فناوری اطلاعات در سازو کارهای سازمانی هستند. شکل (3) وضعیت تقابل را نشان می­دهد.

 

تغییر از وضعیت تقابل به وضعیت ایده­آل

روش­های مختلف برنامه­ریزی فناوری و سیستم اطلاعات قادر هستند عوامل فردی، رفتاری، سازمانی و محیطی را تحت کنترل خود قرار دهند [7]. اثرات متقابل بین عوامل تجاری و استراتژی­های فناوری اطلاعات موجب ایجاد برخی تغییرات سازمانی مانند بازنگری در وظایف، مهارت­ها، ساختار سازمانی، اعضای سازمان و سبک­های مدیریتی می­شوند. با وجود استفاده از رویکردهای مربوط به وضعیت متوازن و وضعیت تقابل در روش­های مربوط به برنامه­ریزی استراتژی فناوری اطلاعات،سازمان­ها هنوز قادر به حل موثر مشکلات مربوط به فناوری اطلاعات نیستند. زیرا رویکردهای مذکور روابط بین سیستم­ها اطلاعات و ساز و کارهای سازمانی را مد نظر قرار نمی­دهند. صرف­نظر از هر رویکردی از برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات که توسط سازمان­ها انتخاب می­شوند، این رویکردها خود را با فرهنگ، تجارب و محیط سازمان سازگار می­کنند [3]. ایجاد این سازگاری، هماهنگی در استراتژی تجاری، استراتژی فناوری اطلاعات و هوامل مختلف سازمانی را در پی خواهد داشت (شکل 4). بنابراین یک استراتژی تجاری باید با تغییر در رویکردهای مورد استفاده در فناوری اطلاعات، بین عوامل محیطی سازمان توازن و هماهنگی ایجاد نماید.

خصوصیات موجود در وضعیت هماهنگی (ایده­آل)، موجب ایجاد بستری مناسب جهت  بهبود و توسعه رویکردهای برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات می­شود. در جدول (1) مجموعه­ای از اهداف، خصوصیات، روش­ها و سازو کارهای کلیدی وضعیت­های مختلف برنامه­ریزی فناوری اطلاعات نشان داده شده است. در وضعیت فنی، تنها بر افزایش کارایی رایانه­ها و فرایند اتوماسیون تاکید می­شود، در حالی­که در وضعیت متوازن بیشتر بر ایجاد توازن و هماهنگی بین اهداف و طرح­های تجاری با سیستم­های اطلاعاتی تمرکز می­شود. بنابراین، دستیابی به اهداف تجاری به عنوان الویت نخست در وضعیت متوازن مطرح است. ایجاد نوآوری از طریق خلق ایده­های نو در استراتژی­های فناوری اطلاعات در وضعیت تقابل مورد بررسی قرار می­گیرد تا به این وسیله، وضعیت رقابتی شرکت ارتقا یابد. در وضعیت هماهنگ نیز بر هماهنگی هر چه بیشتر سیستم اطلاعات با سازو کارهای سازمانی تاکید می­گردد [8].

   مشکلات برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات

با وجود بررسی­ها و مطالعات مختلف صورت گرفته در خصوص برنامه­ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، مسایل و مشکلات زیادی در این ارتباط لا­ینحل باقی مانده است [8]. رویکردهای سنتی و رایج برنامه­ریزی فناوری اطلاعات بر جنبه­های رسمی و عقلایی سازمان تاکید دارند، ولی برخی از پیچیدگی­های ذاتی درون سازمانی را که ناشی از رفتار­های انسانی است، مد نظر قرار نمی­دهند. تحقیقات فینی و همکاران [9] نشان داده است که تنها 24درصد از سیستم­های اطلاعاتی مورد استفاده در سازمان­ها، توسعه یافته و با ساز و کارهای سازمانی هماهنگ هستند. از این رو، سازمان­ها نیازمند بازنگری سریع و موثر در فرایند برنامه­ریزی استراتژیک سیستم­های اطلاعاتی خود هستد.

رشد سریع اینترنت و فناوری­های مبتنی بر وب زمینه مناسبی برای توسعه برنامه­ریزی فناوری اطلاعات فراهم نموده است که خود زیرساخت لازم و مناسب را برای گسترش تجارت الکترونیک مهیا کرده است [9]. در این راستا محققین مدل­های مختلفی مبتنی بر سیستم اطلاعات تجارت الکترونیک پیشنهاد نموده­اند [4,8,12]. چارچوب­های ارائه شده کمک زیادی به درک مدیران جهت برنامه­ریزی سیستم­های اطلاعاتی مبتنی بر اینترنت و وب خواهد نمود. با وجود این، به نظر می­رسد مدل­ها و چارچوب­های ارائه شده قادر نیستند به برخی از مشکلات مدیریتی و سازمانی مانند نحوه اجرای برنامه­­های استراتژیک و انتخاب استراتژی مناسب بپردازند.  بنابراین، مدل­های مذکور در حالی که بر توسعه کاربردها و استراتژی­های فناوری اطلاعات تمرکز دارند، نسبت به اهمیت تلفیق ساز و کارهای سازمانی در برنامه­ریزی­های استراتژیک فناوری اطلاعات غفلت می­ورزند. این غفلت ممکن است نارسایی­هایی در فرایند برنامه­ریزی سیستم و فناوری اطلاعات ایجاد نماید

       متن کامل مقاله